Agentursoftware – Einfache Organisation für Agenturen aller Art

Die Planung, Kontrolle und Abwicklung von Aufträgen und die damit verbundene Erfassung von Kosten, Ausgaben und Einnahmen ist von zentraler Bedeutung für Unternehmen. Besonders in der Kommunikationsbranche kann man ohne Hilfsmittel, die das gesamte Projekt- und Jobcontrolling übernehmen nicht mehr auskommen. Dazu gehören Marketingagenturen und Werbeagenturen genauso wie andere Dienstleistungsunternehmen im Kommunikations- und IT Bereich, die grundlegend auf Projektmanagement aufgebaut sind. Anbieter von Agentursoftware gibt es viele, doch in der heutigen Zeit ist es wichtig, dass man nicht nur ein rundum Paket, sondern dann auch noch den notwendigen Support und bei Bedarf die Weiterentwicklung des Systems erhält. Eines dieser Unternehmen ist die Because Software AG, die mit ihrer Softwarelösung easyJOB für Agenturen am Markt vertreten ist.

Anforderungen und Funktionen

Die Funktionsweise von derartigen Programmen sollte im Idealfall sehr umfangreich sein und viele verschiedene Bereiche der Organisation für ein Unternehmen abdecken. An erster Stelle steht hierbei die allgemeine Verwaltung von Kontakten, sowohl internen, als auch externen Kontakten. Ein modulares System ist hier wünschenswert. Das bedeutet, dass Kontakte jederzeit exportiert oder importiert werden können, um deren Organisation so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Direkt daran geknüpft sind die Verwaltung der eigenen Mitarbeiter und deren Stundenerfassung. Hierbei muss auf der einen Seite die Übersichtlichkeit gegeben sein, auf der anderen Seite jedoch auch ganz klare und definierte Regelungen und Richtlinien existieren. Die Stundenerfassung ist schließlich ein zentraler Baustein.

Das nächste große Element stellt die Buchhaltung selbst dar. Eingehende sowie ausgehende Rechnungen müssen hier erfasst werden und alle Kosten, die über die Projekte laufen müssen über die Buchhaltung klar ersichtlich sein. Das Projektmanagement an sich mit der klassischen Projektplanung und dem Controlling umfasst nicht nur die Zeit- und Ressourcenplanung, sowie den geplanten Projektablauf, sondern ebenso im Idealfall eine Möglichkeit Statistiken und Auswertungen zu den verschiedenen Projekten und seinen Elementen einsehen zu können, um deren Produktivität zu messen.

Zu guter Letzt muss die absolute Kompatibilität mit anderen Elementen eines Unternehmens gegeben sein. Die Kombination mit Kontakten und Accounts in Email Verwaltungsprogramme wie Outlook, das Exportieren von Statistiken in Excel, sowie die Verbindung der Buchhaltung und Verrechnung mit Banking im Allgemeinen ist in der heutigen Zeit einfach notwendig, um die Interaktionen zwischen Projekten und den anderen in Verwendung befindlichen Werkzeugen für Agenturen zu ermöglichen.

Interessant zu bemerken ist die Tatsache, dass es schon seit über 30 Jahren Software gibt, die im Agenturbereich für die eben genannten Aufgaben zuständig sind, jedoch waren die ersten Programme extrem eingeschränkt, was Kompatibilität und modulare Funktionen angeht. Auch spätere Agenturprogramme konnten nicht über das Internet bedient werden, was heutzutage eigentlich kaum tragbar ist. Mittlerweile sieht die Sache natürlich schon wieder ganz anders aus. Eine Vielzahl an unterschiedlichen Produkten ist auf dem Markt, die allesamt die optimale Lösung darstellen wollen. Die Software easyJOB ist hier sicherlich aber ein Vertreter dieser Produktsparte, den man sich in jedem Fall ein wenig näher ansehen sollte, wenn man mit dem Gedanken spielt sein System auf Softwareebene auf den neuesten Stand zu bringen und dieses auch in Zukunft aktuell halten will.